Los archivos suelen permanecer lejos de los reflectores, pero detrás de cada decisión pública, auditoría o solicitud de información existe un documento que da sustento a la actuación de las instituciones. A siete años de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos, la discusión sobre su preservación vuelve a cobrar relevancia.
De acuerdo con información difundida por Julieta del Río Venegas, ex comisionada del INAI y especialista en transparencia y protección de datos personales, la pérdida, desorganización y posible ocultamiento de documentos públicos continúan representando riesgos para la transparencia y la rendición de cuentas en México.
Siete años de una legislación fundamental
La Ley General de Archivos entró en vigor con el propósito de establecer reglas para la organización, conservación y administración de los documentos generados por las instituciones públicas. 
Según explicó Julieta del Río, esta legislación significó un avance importante para el sistema de transparencia, debido a que reconoce a los archivos como la base que permite ejercer el derecho de acceso a la información pública.
No obstante, señaló que persisten diversos desafíos en su implementación. Entre ellos destacan:
- Archivos desorganizados.
- Documentos mal conservados o dispersos.
- Material documental en condiciones de deterioro.
- Denuncias relacionadas con posible ocultamiento, alteración o destrucción de información pública.
Documentos que respaldan decisiones y responsabilidades
La especialista destacó que los archivos físicos y electrónicos constituyen evidencia de las decisiones gubernamentales, los procesos administrativos y el ejercicio de derechos ciudadanos.
Además, recordó que cada documento generado por una institución pública forma parte del patrimonio documental del Estado mexicano. Gracias a su preservación es posible dar seguimiento al uso de recursos públicos, reconstruir decisiones y verificar responsabilidades.
Del Río también subrayó que los archivos desempeñan un papel relevante en los procesos de entrega-recepción de las administraciones, ya que permiten mantener la trazabilidad de las decisiones y evitan procedimientos de responsabilidad derivados de la ausencia documental.
Cuando los documentos se pierden, son destruidos o no se integran correctamente, las consecuencias pueden ir más allá del ámbito administrativo.
La ex comisionada advirtió que estas prácticas dificultan auditorías, investigaciones y procedimientos de fiscalización, incluidos aquellos realizados por la Auditoría Superior de la Federación. Asimismo, recordó que la falta de archivos puede derivar en responsabilidades legales, administrativas e incluso penales para los servidores públicos involucrados.
Por ello, consideró que el principal desafío sigue siendo construir una cultura archivística sólida, donde la preservación documental sea asumida como una responsabilidad permanente del Estado.
Como señaló la especialista: “Sin archivos no hay memoria. Y sin memoria no hay rendición de cuentas”.
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