Para pagar una nómina en México, ya sea como empleador o desde una empresa, se deben cumplir con varios requisitos y procedimientos establecidos por las leyes laborales y fiscales del país.
Para cubrir una nómina, debes tener en cuenta varios componentes y pagos que incluyen tanto los sueldos de tus empleados como las obligaciones fiscales y legales. Aquí te detallamos los aspectos clave:
1. Salarios de los empleados: Este es el costo básico de la nómina y varía según los salarios acordados con cada empleado. Incluye tanto el sueldo base como otros conceptos, como bonos o prestaciones. 
2. Impuestos y retenciones: Debes retener impuestos de los salarios de tus empleados y luego presentarlos ante las autoridades fiscales. Los principales impuestos son el Impuesto sobre la Renta (ISR) y el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
3. Seguridad Social: Como empleador, debes pagar contribuciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para brindar a tus empleados acceso a servicios de salud y prestaciones sociales. Esto incluye seguro de salud, seguro de riesgos de trabajo y seguro de invalidez y vida.
4. Fondo de Ahorro para la Vivienda (INFONAVIT): Debes realizar aportaciones al INFONAVIT para ayudar a tus empleados a acumular fondos para comprar una vivienda.
5. Cesantía y Vejez: Además de las contribuciones al IMSS, debes hacer aportaciones al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) para cubrir las prestaciones de cesantía y vejez de tus empleados.
6. Aguinaldo y vacaciones: Según la Ley Federal del Trabajo, debes pagar el aguinaldo equivalente a al menos 15 días de salario al año y proporcionar tiempo libre remunerado para las vacaciones.
7. Utilidades: En el caso de las utilidades, debes distribuir a tus empleados al menos el 10% de las ganancias de tu empresa después de impuestos.
8. Primas y prestaciones: Además del salario base, es común ofrecer primas (por ejemplo, prima vacacional o prima de antigüedad) y prestaciones adicionales (como vales de despensa, seguro médico privado o bonos).
9. Cálculo de los impuestos: Debes realizar cálculos precisos de las retenciones fiscales para evitar problemas con las autoridades fiscales.
10. Contabilidad y registro adecuado: Llevar un registro detallado de los pagos y deducciones de nómina es esencial para cumplir con las obligaciones fiscales y laborales.
11. Cumplimiento laboral y normativo: Asegúrate de cumplir con las leyes laborales y regulaciones relacionadas con la nómina, incluyendo normas sobre horarios de trabajo, días festivos, seguridad y salud en el trabajo, entre otros.
12. Gastos administrativos y de gestión: No olvides los costos asociados con la administración de la nómina, que pueden incluir software de nómina, servicios de asesoría, papelería y otros gastos administrativos.
Es importante tener en cuenta que los requisitos y obligaciones fiscales y laborales pueden cambiar con el tiempo, por lo que es fundamental mantenerse actualizado.
Asimismo, cabe recalcar que el registrar a los trabajadores con un salario menor al que perciben es ILEGAL y PENADO. Asimismo, el pago de nómina debe contemplar aspectos como el pago de horas extra y el pago de labores en caso de que el o la trabajadora se desempeñe en domingo o días feriados.
Se recomienda buscar el asesoramiento de un contador o experto en recursos humanos para asegurarse de cumplir con todas las obligaciones legales en cuanto a la nómina en México.
